Huishoudelijk Reglement

Het Huishoudelijk Reglement is een nadere uitwerking van de Statuten. Samen vormen zij een kader waarbinnen het Haerlemsch Sigaaren Genootschap georganiseerd is. Hieronder volgt een uitreksel van het Huishoudelijk Reglement.


Contributie:

De contributie voor 2011 is net als het voorgaande jaar vastgesteld op € 125,-. Over delen van een jaar worden kwartaalgewijze tijdsevenredige kortingen verstrekt. Nieuwe leden betalen daarnaast éénmalig bij het toetreden tot het genootschap een bedrag van eveneens € 50. Deze eenmalige bijdrage wordt niet gerestitueerd bij beëindiging van het lidmaatschap. Indien de contributie niet tijdig is betaald, vervalt het recht op het lidmaatschap. Onder tijdig wordt verstaan vóór 31 januari van het betreffende genootschapsjaar, danwel binnen een maand na aanmelden als lid.Met ingang van het genootschapsjaar 2003 wordt de contributie vooraf geheven in de maand december voorafgaand aan het nieuwe genootschapsjaar. Het betalingsverzoek aan de leden geschiedt middels een eenmalig e-mailbericht.De bijdragen door leden aan evenementen zullen per evenement afzonderlijk worden vastgesteld.


Consumpties:

Voordat men de bijeenkomst verlaat, worden deze consumpties zelf afgerekend bij de eigenaar van het cafe.


Aspirantleden:

Aspirantleden en/of introducées dragen € 12,50 bij per avond, afgezien van hun eigen, zelf af te rekenen consumpties. Het introducerende lid is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de correcte afdracht van de € 12,50 per persoon voor zijn introducee(s). Introducés zullen na de 2e proefavond moeten besluiten of zij wel of geen lid worden. Als men niet lid wordt is men uitgesloten van deelname aan volgende genootschapavonden of activiteiten.


Kascommissie:

Teneinde het bestuur bij de afsluiting van het boekjaar te dechargeren, wordt uit de leden een kascommissie samengesteld. Uiteraard kunnen bestuursleden hier geen deel van uit maken. De taak van de kascommissie is om het financiële reilen en zeilen van het genootschap voor het betreffende jaar achteraf te accorderen. De kascommissie wordt hiertoe in de gelegenheid gesteld door inzage in alle relevante financiële stukken. De commissie rapporteert uiterlijk 30 juni van ieder genootschapsjaar over het voorgaande boekjaar aan het bestuur en aan de leden. Indien de controle en/of rapportage niet tijdig dus uiterlijk op genoemde datum heeft plaatsgevonden, wordt het bestuur geacht te zijn gedechargeerd.


Data en aanvang bijeenkomst:

Het genootschap houdt haar bijeenkomsten iedere derde dinsdag van de maand. Vanaf 20:00u is de zaal geopend, om 20:30u wordt de bijeenkomst officieel geopend. Het streven is om het officiële gedeelte zo kort mogelijk te houden.

Voor alle leden en voor alle bijeenkomsten geldt een, naar redelijkheid te hanteren, afmeldingsplicht. Dit dient tijdig te zijn geschied bij het bestuur dan wel bij een op de betreffende bijeenkomst wel opgekomen lid, die daarvan melding dient te hebben gemaakt bij het bestuur. Een lid, dat zich (regelmatig) niet correct heeft afgemeld, kan door het bestuur tijdelijk of blijvend worden geschorst.


Aantal leden:

Het maximum aantal leden wordt gesteld op 35. Het streefgetal van het aantal op reguliere bijeenkomsten aanwezige leden van het Genootschap wordt bij de huidige opkomstgraad gesteld op ca 20-25 leden. Bij het bereiken van het maximum aantal leden zal aan volgende aspirantleden de mogelijkheid worden geboden om op een wachtlijst te worden geplaatst, waarbij de volgorde om als lid te worden aangenomen zal worden bepaald door de vroegste datum van aanmelden. Er zal door het bestuur niet pro-aktief worden opgetreden naar leden, die langere tijd niet verschijnen en verzuimd hebben zich absent te melden.

Evenementencommissie:

Een uit het bestuur en/of uit de leden per gelegenheid nader te benoemen evenementencommissie verzorgt op afroep door het bestuur of door de leden een bijzondere, als evenement aan te duiden bijeenkomst. Na afloop van het betreffende evenement houdt deze evenementencommissie automatisch op te bestaan tenzij de commissie voor een volgend evenement direct opnieuw wordt benoemd.